Cronograma Físico de Obras Além dos Prazos

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O cronograma físico é uma ferramenta de gerenciamento que auxilia no planejamento e controle de atividades de uma obra. Nele são estimados os prazos para todas as atividades a serem desenvolvidas até o fim da execução de um projeto.

O cronograma físico faz referência ao avanço real de uma obra e deve ser realizado antes do projeto executivo. O planejamento envolve outros processos como mão de obra, financeiro, compras de materiais e equipamentos e qualidade do projeto. Podemos afirmar que um cronograma feito de maneira eficaz pode ir muito além de atender aos prazos.

Listamos cinco etapas básicas para um bom aproveitamento da metodologia. Cinco formas de distribuir as funções e atividades em um período de tempo viável.

1° Etapa – Definir Atividades e Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)

O primeiro passo é definir as atividades da obra, o tempo de duração de cada uma delas e a ordem em que elas serão executadas. Com essas expectativas organizadas, é possível encaixar os processos em datas factíveis.

Alguns fatores determinantes para escolha do “software” de auxílio devem ser analisados. A tipologia do projeto, vertical ou horizontal, repetitivo ou assimétrico e a periodicidade de controle revelam mais informações que indicam o melhor “programa” para a sua obra, que tem necessidades específicas.

É muito importante listar e hierarquizar as tarefas fundamentais dentro do empreendimento, as quais demandam maior atenção e detalhamento para serem realizadas, comumente denominada Estrutura Analitica de Projeto (EAP) ou em inglês Work Breakdown System (WBS). Quanto maior um projeto, mais complexo e necessário é esse processo. Isso porque várias etapas serão desenvolvidas e a chance de esquecer um procedimento aumenta.

Para que isso não aconteça é necessário analisar e descrever todos os serviços definidos para cada setor ou cômodo. Essa subdivisão facilita o gerenciamento da obra e faz parte da estrutura analítica do projeto, que funciona como uma árvore (parâmetros gerais vão se desmembrando em atividades específicas).

2° Etapa – A Escolha do Software

O segundo passo para criar um cronograma é definir um programa para acompanhar as atividades. Os mais usados são o MS Project, Primavera Planner P6

3° Etapa – Sequência e relações entre as atividades

A terceira etapa para elaboração de um bom cronograma físico diz respeito à sequência (lógica) que determinam a Rede de Precedência, CPM (Critical Path Method) que determinam o Caminho Critico do empreendimento. Esta fase é que se deve estudar quais atividades dependem de outras para serem realizadas e que depois pela duração e folgas encontradas nos mostram o caminho crítico. Aqui outro parâmetro é muito importante: a mão de obra e equipamentos (recursos). É preciso analisar a quantidade de serviços independentes e dependentes para realizar a programação das possíveis quantidades de frentes de trabalho.

Abaixo as quatro principais relações entre atividades desenvolvidas sequencialmente ou concomitantemente que você deve listar no seu cronograma:

Tipos padrão de dependências

1.Termino com o início (TI): são atividades que se iniciam após o término de outras;

Terminar para começar (FS) – > em inglês – Finish to Start
A FS B significa “a atividade A deve terminar antes que a atividade B possa começar” (ou seja “atividade B não pode começar até que A termine”).
Em português (TI) Terminar para Iniciar.

2.Início com início (II): atividades que devem ser iniciadas em conjunto;

Começar para começar (SS) -> em inglês – start to start
A SS B significa “a atividade A deve começar antes que a atividade B possa começar” (ou seja “atividade B não pode começar até que A tenha começado”).
Em português (II) Iniciar para Iniciar.

3.Termino com Termino (TT): atividades que precisam ser finalizadas no mesmo momento;

Terminar para terminar (FF) -> em inglês – finish to finish
A FF B significa “a atividade A deve terminar antes que a atividade B possa terminar” (ou seja “atividade B não pode terminar antes de A terminar”).
Em português (TT) Terminar para Terminar.

4.Início com Término (IT): atividades que terminam após o seu início de outras;

Do começo ao fim (SF) -> em inglês – start to finish
A SF B significa “a atividade A deve começar antes que a atividade B termine” (ou seja “atividade B não pode terminar até que A tenha começado”).
Em português (IT) Iniciar para Terminar – (menos usual).

5.Atividades que demandam mais tempo: processos que precisam ser iniciados antes dos demais por durarem mais tempo. Lembre-se de descrever a atividade no cronograma com o número de pessoas necessárias para seu desenvolvimento.

A partir das relações de interdependências, as atividades serão sistematizadas no software da empresa de forma detalhada. Suas respectivas posições no cronograma serão estabelecidas com base em todas as informações coletadas nas etapas anteriores.

Caso a transposição para o programa seja feita antes da definição do sequenciamento, você poderá ter um cronograma ilegível. Isso é, atividades realizadas em momentos próximos podem constar separadas no cronograma, dificultando a leitura e aumentando a chance de erros.

4° Etapa – Tempo das atividades

Atividades definidas, hierarquizadas por tempo de duração e registradas no programa de sua escolha, determinam o tempo total de obra. Elencamos alguns parâmetros que podem te ajudar no cálculo final. Para um maior índice de acerto, considere trabalhar com todas as metodologias abaixo:

Comparações: Estime o tempo que poderá ser gasto em cada uma das atividades descritas no cronograma. Para fazer isso, leve em considerações informações de outras obras que tenham características similares à sua ou consulte profissionais;
Use a matemática a seu favor: Utilize índices de produtividade que normalmente encontramos nas composições de custos ou em apropriações de obra que as empresas possuam no seu Banco de Dados de cada obra realizada;
Especialistas: Antes de dar início a um serviço, consulte seu tempo de duração com o prestador ou um especialista. A estimativa é importante, inclusive, para que você consiga controlar a produtividade dos funcionários e perceber se está sendo lesado;
Mão de obra e Equipamentos: Mais pessoas trabalhando diminuem o tempo na obra, esse é um fator essencial no cronograma. Estudar índices produtivos da região onde será realizado o projeto é de fundamental importância para dar maior poder de precisão ao seu cronograma. A mão de obra é uma das variáveis da duração de uma obra. Se houver a necessidade de terminá-la antes do prazo previsto, você pode aumentar o número de serventes, as vezes é necessário trabalhar em 2 ou 3 turnos para adiantar a obra ou antecipar a entrega do projeto para o cliente, outro item importante é considerar os equipamentos/veículos necessários para a execução das atividades de cada serviço, seu rendimento/produção.
Intempéries: Observe e considere as estações do ano ao planejar o início das obras. É importante lembrar que as várias regiões por exemplo no Brasil também têm características específicas, por isso, é preciso conhecer bem as tendências meteorológicas do local. Épocas de chuva não podem coincidir com atividades como fundação, acabamento de fachadas e serviços externos.
Restrições: Faça uma análise do local onde a obra será executada e pesquise se existe alguma restrição de horários para caminhões e outros equipamentos pesados, fato que influencia diretamente na programação de entrega de materiais e desenvolvimento do projeto. Verifique também se há tolerância de ruídos para decidir sobre a utilização ou não de segundos e terceiros turnos de trabalho.

5° Etapa – Análise Geral e Baseline

A quinta e última etapa de montagem de um cronograma físico é a análise minuciosa das atividades e suas especificidades. É preciso entender se os prazos estão embasados na realidade e se eles atendem a necessidade de quem está realizando a obra.

Nesta etapa o planejador pode fazer ajustes de prazos e equipes visando chegar ao resultado que precisa. Os profissionais da APS System possuem experiência e o conhecimento necessário para negociar com fornecedores e ajustar o cronograma de serviços.

Outro ponto essencial quando todos os ajustes forem feitos no cronograma é a criação da “linha de base” ou “baseline”. Ao jogar os todos os dados coletados no nosso programa, você terá um cronograma final, oficial, do projeto.

O baseline é importante para o acompanhamento periódico das fases da realização da construção. Através dele, o responsável consegue checar se as etapas estão sendo desenvolvidas como o previsto inicialmente. O cronograma final ajuda, inclusive, na constatação de problemas críticos, como descumprimentos de metas, e de perspectivas positivas, como adiantamentos e planos de ação para o projeto.

Um cronograma pode ter várias linhas de base, porque pode ser que o projeto sofra alterações ao longo de sua execução. No entanto, a base de comparação correta sempre será sobre a baseline inicial que determinam o tempo contratual, que trabalha com as expectativas definidas no primeiro momento do planejamento do projeto.